Il y a autant d’événements que d’endroits pour les organiser. Si le thème de l’événement affecte l’emplacement de l’événement, quelques bons réflexes vous permettent également de choisir l’endroit le plus approprié possible.

1- Votre budget détermine le champ des possibilités.

Évidemment, plus le budget alloué à la location d’un site sera important, plus grandes seront bien sûr les possibilités de trouver le lieu adéquat, cependant, un petit budget ne signifie pas nécessairement un petit événement : l’imagination est autorisée, surtout si elle est confiée à un professionnel de l’événement rompu à cette problématique.

En plus de la taille du budget, compte tenu de l’endroit à l’avance vous permettra de réserver des événements à temps, surtout si c’est un endroit demandé.

2- Quel est le contexte économique général et celui de votre entreprise ?

Si l’environnement économique général, tel que celui des entreprises, est décourageant, le choix d’un lieu coûteux pour l’événement aura un impact négatif sur le niveau budgétaire et la perception du public de l’entreprise (surtout lorsque ces difficultés économiques sont connues).

Choisir un lieu relativement opulent s’avère cohérent si l’entreprise entend marquer les esprits ou encore si ce lieu correspond à son image de marque.

3- Quel genre d’événement aimeriez-vous organiser ?

Certains types d’événements vont permettre un large choix quant aux lieux pouvant les accueillir et une grande liberté dans leur déroulement, comme des conférences ou séminaires professionnels, des soirées festives ou des présentations de produits.

En outre, l’organisation d’activités commerciales dans la sphère publique nécessite une autorisation administrative préalable.

Certaines des activités prévues peuvent causer des problèmes logistiques, comme la projection visuelle à un endroit qui ne convient pas à la gestion technique ou la formation d’équipes pour les activités sportives lointaines, de sorte qu’elles sont préparées à l’avance.

Par conséquent, il est important de proposer un endroit approprié pour l’événement et aux activités que vous souhaitez organiser.

4- Quels objectifs et messages voulez-vous transmettre ?

Décalé ? Conventionnel ? Faire le buzz ? Prestigieux ?

Il sera difficile de créer une surprise dans un endroit banal ou éculé. S’il s’agit d’une « opération séduction  » destinée aux clients ou au public, elle sera fortement recommandée pour un lieu prestigieux ou innovant. En outre, le choix d’un endroit prestigieux ou non conventionnel facilitera l’attraction de la curiosité et fera parler directement de l’événement.

5- Le lieu auquel vous pensez est-il bien desservi ?

Un événement réussi est organisé dans un endroit sans obstacle, d’abord pour la commodité de le préparer, et ensuite pour la commodité d’attirer le public visé, s’il s’agit d’un événement commercial, ou si certains participants viennent de loin.

6- Quel est le nombre de participants et la durée de l’événement ?

En tant que facteur déterminant dans le choix du lieu, il est naturel que de nombreux participants excluent les endroits trop petits ou insuffisants pour les événements importants.

La durée de l’activité « éliminera » également les endroits où un logement satisfaisant n’est pas fourni dans leurs locaux ou à proximité.

7- Quelles options d’hébergement sont disponibles si l’événement a lieu dans quelques jours ?

La chaîne hôtelière sera plus fonctionnelle si le nombre attendu de participants est élevé. À son tour, si le budget le permet, un nombre limité de participants permettra d’organiser des événements de meilleure qualité dans des endroits luxueux ou excentriques, comme dans le désert.

Des détails requièrent cependant une vigilance accrue :

  • Dans le cadre de cet hébergement, des fournisseurs « locaux » sont-ils imposés ?
  • Quelle est la politique de paiement (date et montant des dépôts, nuits gratuites, dates d’attrition et de relâche) ?
  • Quelles sont les prestations comprises (service voiturier, coût du parking, activités annexes comprises telles la piscine, le spa, des terrains de sport) ?
  • Quelles sont les heures de check in et de check out) ?
  • Existe-t-il une politique environnementale?

8- Avez-vous visité le site avant de le retenir définitivement ?

Visiter le lieu de l’événement permet de rencontrer les personnes ressources et de constater l’existence de certains aspects pratiques : où disposer votre quartier général, l’aire d’inscription, l’entrée du public, la qualité des infrastructures et du service, ou encore la décoration et ses possibilités d’améliorations pour l’événement.

9- Quelles sont les installations et les infrastructures du site ?

La vérification de l’équipement et de l’infrastructure permet d’éviter quelques surprises désagréables pendant le rush :

  •  Quelles sont les facilités d’acheminement de matériel sur le lieu de l’événement ? Le cas échéant, les structures existantes, type monte charge ?
  • Existence et état du matériel proposé, type chaises et tables ?
  • Quels sont les horaires pour le montage et le démontage ?

10- Qui va superviser la logistique de l’événement ?

Les organisateurs peuvent superviser la logistique ou la déléguer à des professionnels de l’événement. Si ce dernier a un coût, il a également de l’expérience, il peut garantir un événement réussi. Dans le second cas, la vérification des références et des approbations pour les événements organisés par des entreprises spécialisées permettra aux organisateurs de choisir le meilleur interlocuteur.

Enfin, posez des questions sur la coordination du lieu le jour J. Serez-vous seule ? Qui s’occupe de rendre le lieu propre ? Comment le lieu est sécurisé ? Par exemple, chez Aisky, un coordinateur est systématiquement sur place du début à la fin de votre événement pour vous aider dans l’installation, l’accueil de vos invités, la supervision des différents prestataires et gère la remise en état du lieu. Il connaît le lieu par cœur et sait gérer les imprévus dans les lieux atypiques. Un service qui vous permet de profiter sereinement et de vous assurer du succès de votre événement.